ИНФОРМАТИКА

Лекция 6       

Грамотная работа в текстовых редакторах

Выделение и перемещение по документу

Ниже объясняются все возможные способы передвижения по документу и перемещения курсора вставки.

Краткое содержание:

Чтобы увидеть текст, находящийся в данный момент за пределами экрана, пользуйтесь полосой прокрутки окна документа.

Чтобы вносить новое содержимое в документ, поместите курсор вставки, представляющий собой мигающую вертикальную черту, в нужное место. Теперь Word будет помешать в это место то, что вы вводите. Для внесения изменений (например, для редактирования, форматирования или копирования) вы прежде всего должны найти и выделить то содержимое, которое вы хотите изменить. Различные методики выделения рассмотрим в разделе «Выделение содержимого документа»

Передвижение по документу

Перемещаться по документу и выводить на экран те его части, которые ранее не были видны, приходится очень часто для того, чтобы поместить курсор , вставки в новое место, чтобы выделить содержимое для внесения в него изменений и в других ситуациях. В большинстве случаев при перемещении по . документу вы перемещаете также и курсор вставки. Для передвижения курсора вставки в документе можно использовать мышь, клавиатуру, а также некоторые команды, главная из которых — команда Правка > Перейти.

Вот список клавиш и команд, которые перемещают курсор вставки.

• Клавиши управления курсором (клавиши перечисленные в табл. 1).

• Горячая клавиша Повторный поиск (ALT + CTRL + Y).

• Горячая клавиша Следующее поле (Shift + Fl1).

• Горячая клавиша Предыдущее поле (Shift + Fl0).

• Горячая клавиша Назад (Shift + F5).

• Команда Правка > Перейти (Ctrl + G).

• Команда Правка > Найти (Ctrl + F).

Четыре способа просмотра документа Word

Иногда можно значительно упростить процесс перемещения по документу, изменив режим просмотра документа. В левом конце горизонтальной полосы прокрутки вы видите несколько кнопок, показанные на рисунке. Эти кнопки называются кнопками режима просмотра. Каждая из этих кнопок влияет на то, как вы видите свой документ.

Основными режимами являются

• Режим разметки страницы

• Обычный режим просмотра

• Режим структуры

• Режим WEB документа

Первая кнопка показывает документ в обычном режиме просмотра в котором вы, как правило, находитесь большую часть времени при работе в Word. В этом режиме вы работаете над содержимым документа и его внешним оформлением.

Кнопка, включающая режим разметки, показывает страницы вашего документа в том виде, в каком Word их напечатает на бумаге, то есть так, как они выйдут из вашего принтера.

В режиме структуры вы можете расставлять заголовки частей документа, переставлять местами абзацы, а также прятать или показывать любое количество уровней иерархии заголовков.

Передвижение с помощью мыши

Прокрутка содержимого документа с помощью мыши в обычном режиме просмотра организована точно так же, как в любом другом приложении Windows, — то есть вы щелкаете по кнопкам прокрутки вверх. вниз, вправо или влево, перетаскиваете бегунок прокрутки, либо щелкаете по самой полосе прокрутки между бегунком и кнопкой со стрелкой.

Совет

Если в обычном режиме просмотра вы работаете с документом, содержимое которого выступает за левое поле, не беспокойтесь. Даже если бегунок прокрутки находится в крайнем левом положении и при этом вы достигаете левого поля, вы все равно можете сдвигать окно просмотра еще дальше влево, щелкая по кнопке прокрутки влево на горизонтальной полосе прокрутки (левой кнопкой мыши). Чтобы установить новое левое поле, соответствующее левому краю окна просмотра, щелкните по горизонтальной полосе прокрутки справа от бегунка и затем щелкните еще раз слева от бегунка.

В режиме просмотра разметки Word имеет два дополнительных органа управления в нижней части вертикальной полосы прокрутки.

Щелчок по кнопке “двойная стрелка вверх” перемещает вас в то же положение на предыдущей странице Щелчок по кнопке “двойная стрелка вниз” перемещает вас в то же положение но следующей странице

Когда вы перемещаетесь по документу с помощью мыши, курсор вставки не изменяет своего положения. Этот способ перемещения удобен, если вы хотите только увидеть другую часть документа и затем продолжить ввод текста там, где вы остановились. Однако если вы переместились в другое место с помощью мыши, а затем нажали клавишу или выбрали команду, которая влияет на положение курсора вставки, то курсор вставки переместится в новое положение.

Как вернуться назад

Представьте себе, что вы переместили курсор вставки в другую часть документа, а затем вам понадобилось вернуть его в предыдущее положение. Для этого можно воспользоваться горячей клавишей Назад (Shift+F5). Word запоминает последние три местоположения курсора вставки, в которых вы сделали какие-либо изменения. Нажимая последовательно несколько раз горячую клавишу Назад, вы можете перемещать курсор вставки по трем последним местам, где были сделаны изменения, и в конце концов вернетесь обратно в текущее положение. Если одно из этих мест расположено в другом документе, который все еще открыт, Word переключится в этот документ. (К какому именно объекту вы перейдете зависит от того, какой объект для перехода выбран после нажатия на кнопку с изображением шарика, расположенной в нижней части вертикальной полосы прокрутки.)

Передвижение с помощью клавиш управления курсором

Когда вы нажимаете клавиши для перемещения по документу, вы тем самым перемещаете курсор вставки. Для этого можно использовать клавиши управления курсором на цифровой клавиатуре (при горящем индикаторе Num Lock) или клавиши управления курсором, расположенные между цифровой клавиатурой и алфавитно-цифровыми клавишами.

В табл. 1 приведены клавиши управления курсором и выполняемые ими действия.

Таблица1. Клавиши управления курсором и выполняемые ими действия

Выделение содержимого документа

Прежде чем что-либо сделать с содержимым документа (редактировать, форматировать или копировать), вам нужно выделить какую-то его часть. «Выделить» содержимое документа означает расширить подсветку (инверсию) с курсора вставки на весь фрагмент содержимого, который вы хотите выделить. При выделенном участке документа курсор вставки по-прежнему находится на одном из концов выделения, — хотя вы и не видите, как он мигает. Если вы выделяли в направлении слеза направо, то курсор вставки находится на правом конце выделения. Если вы выделяли в направлении справа налево, то курсор вставки находится на левом конце выделения.

Выделяя с помощью мыши, вы можете применять простые щелчки, двойные щелчки, тронные щелчки, перетаскивание, а также нажатие клавиш Shift, Alt и Ctrl. Все эти способы мы рассмотрим в нижеследующих разделах. Чтобы произвести выделение с помощью клавиатуры, нажмите и держите клавишу Shift либо нажмите горячую клавишу Расширить выделение (Extend Selection, F8), после чего двигайте курсор вставки. Клавиши, позволяющие перемещать курсор вставки, перечислены в табл. 1.

Выделение с помощью мыши

Пожалуй, выделение фрагментов документа — одна из самых удобных вещей, которые можно делать с помощью мыши. Одной лишь мышью можно выделять, используя простые щелчки, двойные щелчки, тройные щелчки и перетаскивания. Можно также пользоваться мышью вместе с клавишами Shift, Alt или Ctrl, применяя особые методы выделения. Всe эти способы применимы как к содержимому документа, так и к полосе выделения, о которой мы будем говорить ниже.

Простые щелчки, двойные щелчки и тройные щелчки

В Word выделение различных фрагментов текста максимально удобно. Объем фрагмента, который вы выделяете, зависит от количества щелчков левой кнопкой мыши, как показано в таблице.

Простой щелчок Перемещает в указанное место курсор вставки

Двойной щелчок Выделяет слово

Тройной щелчок в любом месте абзаца Выделяет весь абзац

Щелчок в любом месте предложения при нажатой клавише Ctrl Выделяет все предложение

С помощью щелчков мыши и нажатия клавиши Shift можно выделить в тексте фрагмент любых размеров. Для этого сделайте следующее:

1. Щелкните в начале фрагмента, который вы хотите выделить.

2. Нажмите и удерживайте клавишу Shift.

3. Щелкните в конце нужного фрагмента.

Перетаскивание

Перетаскивание мышью состоит в удержании левой кнопки мыши при перемещении указателя мыши. С помощью перетаскивания также можно выделять содержимое документа. Для этого сделайте следующее:

1. Поместите указатель мыши в начало фрагмента, который вы хотите выделить,

2. Нажмите левую кнопку мыши.

3. Двигайте курсор мыши в любом направлении, растягивая выделение. Перемещая курсор вправо или влево, вы увеличиваете или уменьшаете выделенный фрагмент по отдельным символам; перемещая указатель мыши вверх или вниз, вы изменяете размер выделения по целым строкам.

Совместив двойной щелчок и перетаскивание, можно производить выделение по словам. При этом вам нужно щелкнуть клавишей мыши, отпустить ее, щелкнуть снова и держать кнопку нажатой, перемещая указатель. Промежуток времени между двумя щелчками должен быть столь же краток, как и при обычном двойном щелчке. Тройной щелчок, совмещенный с перетаскиванием, позволяет выделять целые абзацы, а перетаскивание с нажатой клавишей Ctrl дает возможность выделять по целым предложениям.

Чтобы выделять текст по словам, сделайте следующее:

1. Произведите двойной щелчок на каком-либо из нужных слов.

2. Перетаскиванием мыши растяните выделение на нужное количество слов,

ЗАМЕЧАНИЕ.

Если вы начали выделение с изображения, вставленного в документ, то метод двойного щелчка и перетаскивания не позволит зам выделять текст по словам, так как двойной щелчок на изображении запустит редактор изображений Word. Однако если вы произвели двойной щелчок на слове и затем стали растягивать выделение, захватывал при этом изображение, то Word выделит изображение, как если бы оно было одним словом.

Чтобы выделять текст по целым предложениям, сделайте следующее:

1. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl и щелкните в любом месте предложения мышью.

2. При нажатой кнопке мыши расширяйте выделение, захватывая целые предложения.

Чтобы выделять целыми абзацами, сделайте следующее:

1. Произведите двойной щелчок внутри абзаца.

2. При нажатой кнопке мыши расширяйте выделение, захватывая целые абзацы.

Использование мыши в полосе выделения

Полоса выделения — это невидимая колонка, расположенная вдоль левого края окна документа. Когда вы помещаете указатель мыши, в полосу выделения, указатель становится стрелкой, направленной вверх и вправо.

Различные виды щелчков в полосе выделения позволяют выделить разные по величине фрагменты содержимого документа:

Простой щелчок Выделяет одну строку

Двойной щелчок Выделяет один абзац

Тройной щелчок Выделяет весь документ

Вы также можете применять перетаскивание в полосе выделения. При этом содержимое выделяется по-разному в зависимости от того, с какого щелчка началось перетаскивание.

Простой щелчок и перетаскивание Растягивает выделение по строкам

Двойной щелчок я перетаскивание Растягивает выделение по абзацам

Выделение прямоугольных блоков с помощью мыши

Чтобы с помощью мыши выделять прямоугольные блоки текста, сделайте следующее:

1. Поместите курсор вставки в любом углу блока, который вы хотите выделить.

2. Нажмите клавишу Alt и перетаскивайте указатель мыши в противоположный угол блока, как показано на рисунке. Перетаскивать при этом можно в любом направлении.

3. Отпустите клавишу Alt и кнопку мыши, выделив прямоугольный блок.

Выделение с помощью клавиатуры

Простейший способ выделить часть текста с помощью клавиатуры - нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, нажимать клавиши управления курсором, растягивая выделение. Когда все; что вам нужно, будет выделено, можно отпустить клавишу Shift. (Список всех клавиш, управляющих движением курсора вставки, приведен в табл. 1.)

Кроме того, можно пользоваться горячими клавишами Расширить выделение (F8), Сжать выделение (Shrink Selection, Shift+F8) и Прямоугольное выделение (Column Selection, Ctrl+Shift+F8).

Если вам нужно выделить значительный объем текста в документе, используйте клавишу Расширить выделение (F8) пли произведите двойной щелчок по надписи ВДЛ (ЕХТ) в строке состояния. Когда включен режим расширения выделения, клавиши управления курсором и мышь позволяют растягивать выделение без нажатия клавиши Shift. При этом можно также нажать любую клавишу с буквой; и выделение растянется до следующего символа в документе, соответствующего нажатой вами клавише. А если вы нажмете клавишу Enter, то граница выделения прыгнет на начало следующего абзаца.

Чтобы выделить фрагмент текста, который Word распознает как единое целое (слово, предложение и т. п.) нажмите F8 еще раз. Каждый раз при нажатии этой клавиши выделение расширяется до следующего по величине блока текста. Например, если вы нажали F8 дважды, чтобы выделять текст по целым словам, еще одно нажатие F8 включает режим выделения по целым предложениям.

Ошибки верстки

Наиболее грубыми (и часто встречаемыми) ошибками верстки являются:
1) два пробела подряд
- отступ первой строки с помощью пробелов
- выравнивание по горизонтали (по центру, по правому краю и т.п.) с помощью пробелов
- выравнивание текста в строках, которые следуют одна под одной с помощью пробелов
2) неоправданное использование табуляции (центрирование, красная строка)
3) два символа абзаца подряд (отступы, выравнивание по вертикали с помощью пустых абзацев)
4) наличие пробела перед знаком препинания
5) отсутствие пробела после знака препинания
6) использование дефиса вместо тире
7) необдуманное шрифтовое оформление документа

Исправление текста, содержащего ошибки верстки

Чаще всего документ, содержащий ошибки, создан не вами, а взят из сети.
В частности ошибки появляются в большом количестве, если информацию копируют напрямую с web-страницы. Поскольку эта ситуация является стандартной, то существует несколько довольно простых алгоритмов для быстрого исправления подобных ошибок.

Алгоритм №1. (если надо избавится от жесткого разбиения на строки)

Эта ситуация встречается если текст набран в dos-е, либо скопирован с HTML кода.
Шаг 1. Проанализировать текст и понять чем отличается по оформлению начало нового абзаца от начала новой строки (чаще всего 3-5 пробелов в качестве отступа первой строки).
Шаг 2. Помечаем начало абзаца каким либо символом (например ***), который никогда не встречается в тексте
Правка – заменить (ctrl+H)
заменить 3(4,5…) пробелов на ***
Шаг 3. Убираем все знаки абзаца. (При этом получаем текст, состоящий из одного громадного абзаца).
Правка – заменить (ctrl+H)
заменить знак абзаца (^p) на пробел
Шаг 4. Возвращаем нужные нам знаки абзаца. (Поскольку на Шаге 2 мы их пометили, то теперь их легко найти.)
Правка – заменить (ctrl+H)
заменить *** на знак абзаца (^p)

Алгоритм №2. (если надо убирать лишние пробелы в тексте)

Правка – заменить (ctrl+H)
заменить два пробела на один пробел
Несколько раз нажать на кнопку "заменить все", пока не появится сообщение “Произведено замен: 0”

Алгоритм №3. (если надо преобразовать текст из псевдотаблицы (выравнивание с помощью пробелов) в таблицу)

Шаг 1. анализируя таблицу, выясняем сколько пробелов в среднем используется для выравнивания текста.
Щаг 2. Заменить это количество пробелов на знак табуляции (^t)
Шаг 3. (при необходимости) заменить несколько знаков табуляций подряд на один
Заменить две табуляции (^t^t) на одну (^t)
Шаг 4. Либо преобразовать текст в таблицу (Таблица – преобразовать – текст в таблицу), либо расставить в абзацах, где находится табличная информация табул-стопы.

Алгоритм №4. (если надо убрать пробелы в начале абзаца)

Правка – заменить (ctrl+H)
заменить знак абзаца+пробел (^p ) на знак абзаца (^p)

Использование стилей

После создания объемного документа в него часто надо вставить оглавление, список рисунков, список формул.
Чтобы вручную не вводить номера страниц при создании подобных списков, необходимо переложить эту работу на Word. Он сам "пройдет" по тексту документа и найдет нужные нам части текста. Но, для этого они должны быть одинакового отформатированы с помощью стилей.

Стили – это совокупность параметров форматирования текста (размер + имя шрифта + начертание + отступы +… ), которым придумано название (имя стиля).

Существуют стандартные стили.
Обычный. В новом документе (в подавляющем числе случаев) по умолчанию все набирается стилем с именем обычный. Все изменения формата, которые пользователь производит в тексте вносятся поверх него (стиля), поэтому лучше его не использовать для серьезных документов, т.к. на других компьютерах он может оказаться другим и вся верстка изменится.
Заголовок 1,
Заголовок 2,
Заголовок 3, Эти стили удобно использовать для заголовков, так как легко сделать оглавления, указатели и т.д. (Вставка-Ссылка-Оглавление и указатели)